Lịch làm việc và chấm công
Quy tắc muộn / về sớm, làm tròn giờ công, ngày lễ cài ở Cài đặt nhân sự. Nhân viên tự chấm vào / ra và xem ca ở Lịch & công của tôi.
Lịch làm việc
Menu trái → Nhân viên → Lịch làm việc. Xếp ca theo tuần: mỗi dòng một nhân viên đang làm, mỗi cột một ngày.
- Tuần trước / Tuần sau / Hôm nay để đổi tuần; lọc Mọi vai trò khi quán có nhiều vai trò.
- Bấm một ô để thêm ca cho người đó ngày đó. Ca mới là ca nháp (viền đứt), chỉ quản lý thấy.
- Công bố (n): gửi các ca nháp của tuần cho nhân viên; người có ca nhận thông báo.
- Sao chép tuần trước: chép ca của tuần trước thành ca nháp, bỏ qua ca trùng giờ hoặc nhân viên đã nghỉ.
- Ca trùng ngày nghỉ đã duyệt có dấu cảnh báo: gỡ ca hoặc đổi người.
Thêm / sửa ca
| Số trên ảnh | Trường | Dùng để làm gì | Bắt buộc | Mặc định | Ảnh hưởng tới đâu |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Mẫu ca | Bấm một mẫu để điền sẵn giờ và giờ nghỉ. Chưa có mẫu thì có nút Tạo mẫu ca; Quản lý mẫu để sửa. | Không | — | — |
| 2 | Ngày | Ngày làm. | Có | Ngày của ô đã bấm | — |
| 3 | Nhân viên | Người làm ca. | Có | Người của dòng đã bấm | Sửa ca thì không đổi người được. |
| 4 | Từ giờ | Giờ bắt đầu ca. | Có | 08:00 | — |
| 5 | Đến giờ | Giờ kết thúc. Nhỏ hơn giờ bắt đầu là ca qua đêm. | Có | 14:00 | Giờ bắt đầu khác giờ kết thúc; dòng dưới ghi Thời gian làm. |
| 6 | Nghỉ giữa ca (phút) | Phút nghỉ không tính công. | Không | 0 | Phải ngắn hơn ca. |
| 7 | Ghi chú | Ghi chú cho ca, tối đa 200 ký tự. | Không | — | — |
Ca nháp có Xoá ca nháp. Ca đã công bố chỉ Huỷ ca: ca huỷ vẫn hiện (gạch) trên lịch.
Mẫu ca
Bấm Mẫu ca trên thanh công cụ.
| Số trên ảnh | Trường | Dùng để làm gì | Bắt buộc | Mặc định | Ảnh hưởng tới đâu |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Tên mẫu | Tên ca, vd. Ca sáng. | Có, tối đa 40 ký tự | — | — |
| 2 | Nghỉ (phút) | Phút nghỉ của ca. | Không | 0 | — |
| 3 | Từ giờ | Giờ bắt đầu. | Có | 08:00 | — |
| 4 | Đến giờ | Giờ kết thúc; nhỏ hơn giờ bắt đầu là ca qua đêm. | Có | 14:00 | — |
| 5 | Màu | Màu ô ca trên lịch. | Không | Xanh ngọc | — |
Mẫu không xoá: Lưu trữ mẫu để ẩn, Khôi phục mẫu để dùng lại.
Bảng chấm công
Menu trái → Nhân viên → Bảng chấm công. Hai thẻ: Bảng công và Lượt chấm.
Bảng công ghép giờ công từ lịch đã công bố và lượt chấm. Đổi tháng bằng Tháng trước / Tháng này / Tháng sau; bật Chỉ ô có vấn đề để lọc. Ký hiệu trong ô: ✓ đủ · M muộn · S về sớm · V vắng · P nghỉ có lương · KL nghỉ không lương · ! thiếu chấm · ⏱ đang trong ca · ⚠ ra quá giờ ca · L ngày lễ. Cột tổng: Giờ, Công (ngày có làm), OT, Đêm, số lần Muộn, số ngày Thiếu chấm. Xuất Excel ra bảng công và chi tiết lượt.
Bấm một ô để xem lượt chấm của ngày đó, Chấm hộ hoặc Huỷ lượt:
| Số trên ảnh | Trường | Dùng để làm gì | Bắt buộc | Mặc định | Ảnh hưởng tới đâu |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Loại | Vào ca hoặc Tan ca. | Có | Vào ca | — |
| 2 | Ngày | Ngày của lượt chấm. | Có | Ngày của ô | — |
| 3 | Giờ | Giờ của lượt chấm (từng phút). | Có | 08:00 | — |
| 4 | Lý do (bắt buộc) | Lý do chấm hộ, tối đa 200 ký tự. | Có, tối thiểu 3 ký tự | — | Lượt chấm hộ ghi tên người chấm và lý do. |
Lượt chấm không xoá: Huỷ lượt kèm Lý do huỷ (bắt buộc) (tối thiểu 3 ký tự); lượt huỷ ghi “Đã huỷ bởi … : …”.
Lượt chấm liệt kê từng lượt (Thời gian, Nhân viên, Loại, Nguồn), lọc Từ ngày / Đến ngày (mặc định 14 ngày gần nhất) và Nhân viên; chỉ hiện 500 lượt mới nhất của khoảng đã chọn. Khối trên cùng có nút Vào ca / Tan ca cho chính tài khoản đang đăng nhập; chấm cho người khác dùng trạm Chấm công bằng PIN (khi chi nhánh bật kiểm vị trí, trạm là trạm khoá do chủ doanh nghiệp mở) hoặc Chấm hộ.
Chống chấm công gian lận (khuôn mặt và vị trí)
Chủ quán có thể bắt buộc nhân viên chấm công đúng vị trí quán và/hoặc đúng khuôn mặt. Menu trái → Cài đặt → Nhân sự, thẻ Chống gian lận chấm công. Chỉ chủ quán đổi được; mỗi chi nhánh đặt riêng.
- Đứng ở quán, mở trang này và bấm Lấy vị trí hiện tại; chỉnh Bán kính cho phép (30–500 m, mặc định 100 m) và Sai số GPS tối đa. Trong nhà GPS có thể lệch 30–80 m nên đừng đặt bán kính quá nhỏ.
- Bật Bắt buộc đúng vị trí và/hoặc Bắt buộc đúng khuôn mặt, bấm Lưu. Muốn bật đúng vị trí phải đặt toạ độ trước.
- Thẻ Khuôn mặt nhân viên (người có quyền quản lý lịch làm việc thấy): bấm Quét khuôn mặt ngay tại quán, nhân viên tick đồng ý rồi bấm Bắt đầu quét. Màn quét kiểu Face ID: nhân viên nhìn vào khung tròn, hệ thống tự chụp khi đủ tư thế, không cần bấm nút. Làm theo hướng dẫn trên màn hình: nhìn thẳng, quay đầu chậm sang phải, sang trái, ngẩng lên, cúi xuống (vòng tick quanh khung sáng dần theo từng bước). Đủ 5 tư thế thì lưu 5 mẫu một lần; Quét lại thay hết mẫu cũ. Cần camera, ánh sáng đủ và chỉ một người trong khung. Chỉ lưu vector khuôn mặt, không lưu ảnh đăng ký. Quản lý không tự quét khuôn mặt của chính mình (chủ quán thì được). Xoá khuôn mặt xoá hẳn dữ liệu.
Khi chi nhánh bật kiểm:
- Nhân viên bấm Vào ca / Tan ca (web hoặc ứng dụng) sẽ được yêu cầu chụp ảnh trực tiếp và cho phép lấy vị trí. Ở trạm Chấm công trên POS chung, bật kiểm khuôn mặt thì nhân viên chạm thẻ của mình rồi nhìn vào camera, không cần nhập PIN.
- Đạt cả hai: tính công như bình thường. Không đạt (ngoài bán kính, vị trí cũ hoặc nghi giả, khuôn mặt không khớp, chưa đăng ký mặt, máy chủ chưa nhận diện được…): lượt chấm được ghi nhận nhưng chưa tính công, nằm ở thẻ Chờ duyệt của trang Bảng chấm công kèm ảnh, khoảng cách tới quán và điểm khớp khuôn mặt.
- Quản lý bấm Duyệt thì lượt được ghi công đúng giờ nhân viên đã chấm; bấm Từ chối (bắt buộc lý do) thì không tính công, nhân viên thấy lý do. Quản lý không tự duyệt lượt của chính mình; kỳ lương đã chốt thì phải mở lại kỳ mới duyệt được.
- Chủ doanh nghiệp tự chấm cho mình: vẫn được kiểm vị trí / khuôn mặt, nhưng nếu lệch thì ghi công ngay, không phải tự bấm Duyệt. Ghi chú ở dòng lượt chấm ghi rõ “Chủ doanh nghiệp tự chấm: <lý do lệch>”; vị trí, khoảng cách và ảnh vẫn được lưu để soi lại. Quản lý và nhân viên vẫn vào hàng chờ như trên.
- Ảnh chụp lúc chấm công giữ 90 ngày rồi tự xoá; lượt đang chờ duyệt giữ ảnh đến khi xử lý xong.
- Trạm Chấm công khoá (khi chi nhánh bật Bắt buộc đúng vị trí): máy đặt cố định trong quán đã là địa điểm nên trạm không kiểm vị trí, nhưng để nhân viên không dùng trạm làm lối vào quyền chủ quán, trạm chỉ chạy ở chế độ khoá. Chủ doanh nghiệp vào Trạm → Chấm công, bấm Mở trạm: máy bỏ phiên chủ quán và chỉ giữ một phiên riêng của trạm. Phiên đó chỉ chấm công được: không vào được Quản lý, không duyệt lượt chấm, không đổi cài đặt, và chỉ dùng được từ mạng (địa chỉ IP) nơi mở trạm; đổi mạng thì trạm báo hết phiên và phải đăng nhập lại để mở. Phiên trạm hết hạn sau 12 giờ nếu không còn tab nào mở: máy trạm tắt qua đêm thì sáng hôm sau chủ doanh nghiệp đăng nhập và mở trạm lại. Muốn lấy lại phiên chủ doanh nghiệp từ trạm, bấm Thoát trạm và nhập mật khẩu của chủ doanh nghiệp; nhân viên đóng tab hoặc xoá dữ liệu trang thì tắt được trạm nhưng không có thêm quyền nào. Mở trạm ở một tab thì các tab Rivu khác trên máy đó cũng chuyển thành trạm ngay (không tab nào còn giữ phiên chủ doanh nghiệp). Trạm khoá chỉ chấm bằng khuôn mặt, không có PIN: nhân viên chạm thẻ của mình rồi nhìn thẳng vào camera (nhập PIN thì nhân viên khác chấm hộ được, nên trạm khoá không dùng PIN). Nhân viên chưa đăng ký khuôn mặt, mặt không khớp hoặc máy chủ chưa nhận diện được thì lượt vào hàng chờ duyệt, chưa tính công; hãy đăng ký khuôn mặt cho mọi nhân viên trước (Cài đặt → Nhân sự → Khuôn mặt nhân viên). Chưa hỗ trợ vân tay: trình duyệt không đọc được vân tay của nhiều nhân viên khác nhau (cần đầu đọc vân tay riêng). Chưa có chống giả mạo bằng ảnh hoặc màn hình điện thoại của đồng nghiệp trước camera, nên đặt máy trạm ở chỗ có người giám sát. Chi nhánh không bật kiểm vị trí thì trạm như trước: tài khoản nào đăng nhập cũng mở được.
- Giới hạn của trạm khoá: trình duyệt web không chặn được công cụ nhà phát triển (DevTools) thật sự; trạm chỉ chặn F12, Ctrl+Shift+I/J/C, Ctrl+U và chuột phải để răn đe. Muốn chặn hẳn thì bật chính sách Chrome DeveloperToolsAvailability = 2 trên máy trạm (do bạn tự cài đặt, Rivu không đổi cài đặt máy). Phiên trạm không bị thu hồi riêng khi bấm Thoát trạm, chỉ hết hạn sau 12 giờ (tự gia hạn khi trạm còn mở); muốn vô hiệu ngay một phiên trạm, đổi mật khẩu của chủ doanh nghiệp. Người ở cùng mạng quán lấy được phiên trạm vẫn chấm công được từ mạng đó (chỉ chấm công, không duyệt hay sửa cài đặt). Không lưu mật khẩu của chủ doanh nghiệp trong trình duyệt của máy trạm (hoặc dùng một hồ sơ Chrome riêng, chưa đăng nhập tài khoản chủ, cho trạm): trình duyệt tự điền mật khẩu đã lưu sẽ cho người ngồi máy lấy lại phiên chủ doanh nghiệp chỉ bằng hai lần bấm.
- Nên đặt toạ độ quán bằng điện thoại đang đứng ở quán: máy tính không có GPS thường định vị theo mạng, sai số hàng trăm mét. Thẻ Chống gian lận chấm công báo sai số máy đo được sau khi bấm Lấy vị trí hiện tại.
- Nhân viên nghỉ việc: hệ thống không tự xoá khuôn mặt. Ở thẻ Khuôn mặt nhân viên, dòng của người đã nghỉ vẫn hiện kèm nhắc; bấm biểu tượng thùng rác để xoá hẳn.
- Ứng dụng di động cần bản cập nhật mới (có quyền vị trí) mới chấm được ở chi nhánh đã bật kiểm; bản cũ sẽ báo không chấm công được.
- Chấm hộ và đơn bổ sung công vẫn dùng như cũ cho trường hợp GPS lệch hoặc quên chấm.