Nhập hàng
Menu trái → Kho hàng → Nhập hàng. Ba thẻ trên cùng: Phiếu nhập, Hóa đơn đầu vào, Sổ mua vào. Phiếu tạm lưu chưa cộng tồn; bấm Hoàn thành mới ghi kho, giá vốn và công nợ NCC.
Danh sách phiếu nhập
Bảng: Mã phiếu nhập, Thời gian, Nhà cung cấp, Tổng tiền hàng, Cần trả NCC, Tiền đã trả NCC, Trạng thái (Tạm lưu / Hoàn thành / Đã hủy), Người tạo. Chọn nhiều dòng để xoá, nhưng chỉ xoá được phiếu tạm lưu; phiếu đã hoàn thành phải hủy để hoàn kho. Cửa hàng bán máy theo IMEI có thêm nút Nhập máy (quét từng IMEI, xem docs Bán lẻ).
| Số trên ảnh | Trường | Dùng để làm gì | Bắt buộc | Mặc định | Ảnh hưởng tới đâu |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Tìm | Mã phiếu, tên / mã hàng, tên / SĐT NCC. | Không | — | — |
| 2 | Thời gian | Hôm nay, 7 ngày, 30 ngày hoặc khoảng ngày. | Không | Tất cả | — |
| 3 | Trạng thái | Tạm lưu, Hoàn thành, Đã hủy. | Không | Tất cả | — |
| 4 | Người tạo | Nhân viên tạo phiếu. | Không | Tất cả | — |
Tạo phiếu nhập
Bấm Thêm phiếu nhập. Bên trái là dòng hàng, bên phải là NCC và thanh toán.
| Số trên ảnh | Trường | Dùng để làm gì | Bắt buộc | Mặc định | Ảnh hưởng tới đâu |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Tìm / Quét mã | Gõ tên, mã hàng, barcode rồi Enter, hoặc bấm Quét mã để quét bằng camera (máy quét USB cũng gõ vào ô này). Chỉ hiện hàng theo dõi tồn. | Ít nhất một dòng hàng | — | Thêm lại hàng đã có trên phiếu (cùng ĐVT) thì cộng 1 vào số lượng. |
| 2 | ĐVT | Đơn vị nhập: đơn vị gốc hoặc đơn vị quy đổi, vd. "thùng (= 24 lon)". | Có | Đơn vị quy đổi lớn (nếu có), không thì đơn vị gốc | Đổi ĐVT thì đơn giá điền lại theo đơn vị mới. Tồn luôn quy về đơn vị gốc. |
| 3 | Số lượng | Số lượng theo ĐVT đã chọn. | Có | 1 | — |
| 4 | Đơn giá nhập | Giá nhập một ĐVT; dòng cuối ghi Thành tiền. | Có | Giá nhập gần nhất của ĐVT, không có thì giá vốn × hệ số quy đổi | Hoàn thành thì cập nhật giá vốn bình quân. |
| 5 | Nhà cung cấp | Chọn NCC; nút Thêm nhà cung cấp tạo nhanh. | Có khi Hoàn thành (Lưu tạm thì không cần) | — | Ghi công nợ NCC khi hoàn thành. |
| 6 | Ghi chú | Ghi chú phiếu, tối đa 400 ký tự. | Không | — | — |
| 7 | Giảm giá (kiểu) | Số tiền hoặc %. | Không | Số tiền | — |
| 8 | Giảm giá / % giảm | Mức giảm trên tổng tiền hàng. | Không | — | — |
| 9 | Tiền đã trả NCC | Số đã trả ngay khi nhập. | Không | 0 | Cần trả NCC − tiền đã trả = công nợ NCC của phiếu. |
Khối tổng ghi Tổng tiền hàng, Giảm giá, Cần trả NCC, Tiền đã trả NCC. Nút:
- Lưu tạm: lưu phiếu, chưa đổi tồn, còn sửa được.
- Hoàn thành: mở hộp xác nhận (NCC, Cần trả NCC). Hoàn thành cộng tồn, cập nhật giá vốn bình quân và ghi công nợ NCC; không đổi lại thành tạm lưu. Trong hộp có mục Hóa đơn NCC (tuỳ chọn): bấm Thêm hóa đơn để tải XML hoặc nhập tay hoá đơn đi kèm hàng, rồi Hoàn thành và lưu hóa đơn (hoá đơn được lưu sau khi phiếu ghi kho xong; NCC trên hoá đơn khác NCC của phiếu thì có cảnh báo).
- Hủy phiếu: phiếu tạm lưu thì bỏ; phiếu đã hoàn thành thì trừ tồn và hoàn công nợ NCC.
Phiếu đã hoàn thành ở Bán lẻ có nút In tem (số tem mặc định = số lượng nhập quy về đơn vị gốc).
Hóa đơn đầu vào
Thẻ Hóa đơn đầu vào: lưu hoá đơn mua vào của NCC (XML hoặc nhập tay từ hoá đơn giấy / PDF) để đối chiếu thuế. Số tổng: Số hóa đơn, Tiền chưa thuế, Thuế GTGT ghi trên hóa đơn (chưa phải số được khấu trừ). Bảng: Ngày lập, Số HĐ, Người bán, Tổng tiền, Thuế GTGT, Thanh toán, Cảnh báo, Phiếu nhập; lọc theo Tìm, Ngày lập, Nhà cung cấp, Trạng thái, Cảnh báo.
Bấm Thêm hóa đơn:
| Số trên ảnh | Trường | Dùng để làm gì | Bắt buộc | Mặc định | Ảnh hưởng tới đâu |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Tải XML hóa đơn | Chọn file XML hoá đơn điện tử để điền sẵn các ô, rồi kiểm tra lại. | Không | — | File lỗi / lạ thì hiện cảnh báo (MST không hợp lệ, tổng lệch, không phải VND, nhiều hoá đơn, không có chữ ký số). |
| 2 | Đính kèm PDF | Đính kèm bản PDF của hoá đơn. | Không | — | — |
| 3 | MST người bán | MST của người bán. | Có | — | Khớp MST một NCC đã lưu thì có nút dùng NCC đó. |
| 4 | Tên người bán | Tên người bán, tối đa 400 ký tự. | Có | — | — |
| 5 | Mẫu số | 1 · Hóa đơn GTGT, 2 · Hóa đơn bán hàng, 3 · Bán tài sản công, 4 · Bán hàng dự trữ quốc gia, 5 · Hóa đơn khác (tem, vé, thẻ), 6 · Phiếu xuất kho. | Có | 1 · Hóa đơn GTGT | — |
| 6 | Ký hiệu | Ký hiệu hoá đơn, vd. C26TAA (tối đa 8 ký tự). | Có | — | — |
| 7 | Số hóa đơn | Số hoá đơn, chỉ chữ số (tối đa 16). | Có | — | Trùng hoá đơn đã lưu thì báo trùng, có nút mở hoá đơn cũ. |
| 8 | Ngày lập | Ngày lập hoá đơn, không quá hôm nay. | Có | Hôm nay | — |
| 9 | Mã của cơ quan thuế | Mã CQT trên hoá đơn (nếu có), tối đa 64 ký tự. | Không | — | — |
| 10 | Nhà cung cấp | NCC trong danh bạ; Thêm nhà cung cấp tạo nhanh từ tên / MST / địa chỉ người bán. | Không | — | — |
| 11 | Tiền chưa thuế | Tiền hàng trước thuế. | Không | — | — |
| 12 | Thuế GTGT | Tiền thuế ghi trên hoá đơn. | Không | — | — |
| 13 | Tổng tiền thanh toán | Tổng hoá đơn. | Có, lớn hơn 0 | — | Khác tiền chưa thuế + thuế thì báo lệch, chưa lưu được. |
| 14 | Thuế suất | 0%, 5%, 8%, 10%, Không chịu thuế, Không kê khai, nộp thuế. Tải XML thì lấy theo file. | Không | Chưa chọn | — |
| 15 | Hình thức thanh toán | Tiền mặt, Chuyển khoản, Ví điện tử, Thẻ, Chưa trả / trả chậm, Khác. | Có | Chưa trả / trả chậm | Hoá đơn từ 5.000.000₫ trả tiền mặt có cảnh báo: muốn khấu trừ thuế GTGT, kế toán cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. |
| 16 | Ngày thanh toán | Ngày đã trả. | Không | — | — |
| 17 | MST người mua (trên hóa đơn) | MST người mua ghi trên hoá đơn. | Không | — | Khác MST đã khai của quán thì gắn cờ. |
| 18 | Ghi chú | Ghi chú, tối đa 500 ký tự. | Không | — | — |
Cột Cảnh báo gắn cờ: Tiền mặt ≥ 5 triệu, Tiền mặt cùng ngày ≥ 5 triệu (cùng người bán, cùng ngày), MST người mua khác quán, Chưa đối chiếu (chưa ai tra trên cổng hoá đơn của cơ quan thuế), Phiếu nhập đã hủy. Đây là cảnh báo cho kế toán, không phải kết luận.
Sổ mua vào: hoá đơn đầu vào còn hiệu lực theo ngày lập, tách theo thuế suất, xuất Excel để đối chiếu với kế toán.